Privacyverklaring

VoxiDent B.V. (hierna: VoxiDent, wij) is gevestigd in Nederland en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 78316413. Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via privacy@voxident.nl.

Voor de gegevens die wij verwerken in opdracht van een tandartspraktijk treden wij op als verwerker. De praktijk is in dat geval de verwerkingsverantwoordelijke. Voor gegevens die u rechtstreeks aan ons verstrekt — bijvoorbeeld via een contactformulier — zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke.

Afhankelijk van uw interactie met ons verwerken wij de volgende categorieën gegevens:

• Websitegebruik: technische gegevens zoals IP-adres, browsertype en bezochte pagina's, voor zover noodzakelijk voor de werking en beveiliging van de site.
• Contact en demoaanvragen: naam, e-mailadres, telefoonnummer, naam van de praktijk en eventuele toelichting die u zelf invoert.
• Belgesprekken (als verwerker): audio-opname, transcriptie, gespreksmetadata (tijdstip, duur, telefoonnummer) en — voor zover door de patiënt of praktijk verstrekt — naam, geboortedatum en de aanleiding van het gesprek.
• Accountgegevens praktijk: contactgegevens van medewerkers, inlogegevens en configuratie van de AI-receptionist.

Wij vragen of registreren niet meer gegevens dan nodig is voor de afgesproken dienstverlening. Medische details worden niet actief uitgevraagd.

• Uitvoering van de dienst (artikel 6 lid 1 sub b AVG): het beantwoorden van telefoongesprekken, plannen van afspraken en terugkoppelen aan de praktijk.
• Wettelijke verplichtingen (sub c): bijvoorbeeld fiscale bewaarplichten.
• Gerechtvaardigd belang (sub f): beveiliging van onze systemen, kwaliteitsbewaking van de AI en directe communicatie met klanten.
• Toestemming (sub a): voor optionele cookies en voor opname van gesprekken voor zover dit niet onder de uitvoering valt. Toestemming kunt u te allen tijde intrekken.

Audio-opnames worden standaard maximaal 30 dagen bewaard ten behoeve van kwaliteitscontrole en geschillen, tenzij met de praktijk een andere termijn is afgesproken. Transcripties en gespreksmetadata worden bewaard zolang dat nodig is voor de bedrijfsvoering van de praktijk, met een richttermijn van 12 maanden. Contact- en demoaanvragen worden uiterlijk 24 maanden na het laatste contact verwijderd.

Wij delen gegevens uitsluitend met partijen die noodzakelijk zijn voor onze dienst, zoals onze hostingleverancier, telefonieprovider en de aanbieder van het taalmodel. Met al deze partijen is een verwerkersovereenkomst gesloten. Een actuele lijst van sub-verwerkers is op verzoek beschikbaar.

Verwerking vindt in beginsel plaats binnen de Europese Economische Ruimte. Indien een sub-verwerker toch gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dit op basis van passende waarborgen zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen (TLS), versleutelde opslag, toegangsbeheer op basis van het minste recht en uitgebreide audit-logging. Onze medewerkers zijn gebonden aan geheimhouding.

U heeft het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van uw gegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Voor gegevens die wij als verwerker namens een praktijk verwerken, dient u uw verzoek bij de praktijk in te dienen; wij ondersteunen de praktijk bij de afhandeling.

Verzoeken kunnen worden ingediend via privacy@voxident.nl. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Onze website gebruikt functionele cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking en, met uw toestemming, analytische cookies om het gebruik van de site te begrijpen. Wij plaatsen geen advertentie- of trackingcookies van derden.

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening of de regelgeving daarom vraagt. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van laatste wijziging bovenaan vermeld.